Dalības pieteikšana un izmaksas
Pieteikums
Daudzas vadošās starptautiskās izstādes ir izpārdotas jau ļoti laicīgi. Tāpēc svarīga ir savlaicīga pieteikšanās dalībai izstādē. Atkarībā no izstādes norises laika un biežuma (katru gadu vai reizi 2-3 gados), izstādei jāpiesakās sešus līdz 18 mēnešus iepriekš. Tā kā pieteikumā jānorāda stenda vēlamā platība, jau šai brīdī vajadzētu būt skaidrai stenda koncepcijai.
Pieteikums dalībai kādai no izstādēm Vācijā ir jāaizpilda internetā. Pēc visas informācijas aizpildīšanas pieteikuma formas ir jāizdrukā, jāparaksta, jāieskanē un jānosūta izstāžu rīkotājiem Vācijā vai izstādes oficiālajai pārstāvniecībai Latvijā.
Pieteikumā būs jānorāda sekojoša informācija:
- stenda lielums (m²)
- stenda izvietojums hallē vai ārējā platībā
- stenda vēlamie izmēri (platums un dziļums)
- stenda veids (atvērto malu skaits)
- vienstāvīgs vai divstāvīgs stends
- produkti un produktu grupas, kas tiks preentētas stendā
- citu uzņēmumu dalība stendā, ja tādi plānoti
Budžets un plānošana
Lai veiksmīgi izplānotu dalību izstādē, nepieciešams jau laicīgi izplānot izstādes budžetu. Ja izstādē dalība notiks pirmo reizi, visu izmaksu kalkulācija var būt nedaudz apgrūtināta, taču jau dalības otrajā gadā, balstoties uz personīgo pieredzi, tas bus daudz vieglāk. Pilnīgi visas ar dalību izstādē saistītās izmaksas būs zināmas tikai 3-6 mēnešus pēc izstādes beigām, jo izstāžu rīkotāji gala rēķinus izstāda tikai pāris mēnešus pēc izstādes.
Pamatā izmaksas dalībai izstādē veidojas no sekojošām pozīcijām:
- stenda platības īre un pieslēgumi (elektrība, internets, ūdens u.c.)
- stenda būve un iekārtojums
- stenda servisa pakalpojumi un komunikācija
- stenda konstrukciju un eksponātu transportēšana
- personāla izmaksas
- citas izmaksas
Dalības noteikumi
Izstādes dalības noteikumi regulē kārtību, kādā norit visi procesi, kas saistīti ar dalību izstādē. Pirms pieteikt dalību kādā izstādē, obligāti jāiepazīstas ar šiem noteikumiem.
Katrai izstādei Vācijā ir vispārējie noteikumi (attiecas uz visām izstādēm, ko rīko konkrētā izstāžu sabiedrība) un īpašie noteikumi (attiecas uz konkrēto izstādi). Tajos ir aprakstīti visi procesi, sākot no laikiem, kādos var sākt būvēt stendu, kādus materiālus drīkst izmantot stenda būvei, cik augstu stendu drīkst būvēt un kādas drīkst būt tehniskās instalācijas, līdz pat reklāmas izvietošanai, pasākumiem stendā un apdrošināšanai.
!Uzmanību! Tikko parakstīts pieteikums ir nosūtīts izstādei, līgums stājas spēkā. Ja pēc kāda laika tomēr izlemsiet nepiedalīties izstādē, tiks iekasēta soda nauda par līguma laužšanu (skat. īpašos dalības noteikumus).
Drošības noteikumi un apdrošināšana
Izstādes dalībnieks pats ir atbildīgs par izstādes dalības apdrošināšanu. Vācijā iespējams iegādāties īpašu izstādes apdrošināšanas polisi. Tā kā dalība izstādē ir saistīta ar dazādiem riskiem, ieteicams to apdrošināt.
Serviss izstādes dalībniekiem
Izstādes rīkotāji dalībniekiem sniedz atbalstu organizatoriskos un tehniskos jautājumos. Tikko dalībnieks ir saņēmis stenda apstiprinājumu, tiek piedāvāta iespēja pasūtīt dažādus servisus, kuri nepieciešami darbam stendā izstādes laikā, kā arī pirms un pēc izstādes. Lielākoties visus pakalpojumus iespējams pasūtīt internetā. No organizatora puses tiek piedāvāti sekojoši pakalpojumi:
- gatava stenda īre
- mēbeļu, grīdas segumu, apgaismojuma u.c. īre
- prezentācijas tehnikas īre
- speditoru pakalpojumi
- noliktavas īre piem. eksponātu iepakojumam u.c.
- stenda uzkopšana un apsardze
- stenda apdrošināšana
- pieslēgumu ierīkošana (elektrība, ūdens, internets utt.)
- personāla īre stendam
- uzkodu un dzērienu serviss
- foto serviss vtml.
Izstādes katalogs
Pēc stenda apstiprinājuma saņemšanas, dalībniekam tiek nosūtīti pieejas dati izstādes kataloga ierakstam. Elektroniskajā izstādes katalogā papildinājumi un labojumi par uzņēmumu ir veicami līdz pat izstādes sākumam. Taču, ja konkrētā izstāde izdod arī drukātu katalogu, informācija ir jānosūta ļoti laicīgi. Katalogā bez maksas parasti tiek ievietota uzņēmuma kontaktinformācija un piedāvātie produkti / pakalpojumi. Katalogā informācija par dalībnieku tiek publicēta vairākos veidos: pēc alfabēta, pēc produktiem / pakalpojumiem, pēc pārstāvētās valsts un pēc novietojuma attiecīgajā hallē. Par papildus samaksu katalogā var ievietot uzņēmuma logo, kā arī reklāmu.
Vairāk informācijas: